Chào mừng các bạn đã đến với bài viết thứ 4 thuộc series Xây dựng Bộ Não Thứ Hai của mình. Ở bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau sắp xếp những thông tin đã lưu trữ một cách khoa học và hợp lý. Mục tiêu của việc này là giúp chúng ta có thể tìm lại những thông tin cần thiết một cách nhanh chóng và dễ dàng. Để làm được điều đó, chúng ta sẽ sử dụng PARA – một phương pháp cực kỳ hiệu quả mà mình đã áp dụng từ đầu năm 2023 tới nay để gia tăng năng suất làm việc
Nếu chưa từng nghe tới khái niệm Bộ Não Thứ Hai thì các bạn có thể đọc trước 2 bài viết này của mình để nắm được những thông tin cần thiết nhé:
-
- Tất cả những gì bạn cần viết về hệ thống Bộ não thứ hai (Second brain).
- Xây dựng bộ não thứ hai (Buiding a Second Brain) by Tiago Forte – Tóm tắt sách
Nếu các bạn đã đọc xong 2 bài viết này rồi thì chúng ta hãy cùng bắt đầu ngay nhé.
I. Tổng quan về phương pháp PARA
Chắc các bạn cũng đều đồng ý với mình, một trong những việc đau đầu nhất trong công việc đó là không thể nhớ được mình đã lưu những thông tin quan trọng ở đâu. Đặc biệt là đối với những thông tin mà mình đã lưu từ một vài năm trước.
Chúng ta thường sẽ có một quy luật sắp xếp cụ thể nào đó (hoặc không) để lưu file. Tuy nhiên việc cố gắng để nhớ những quy luật này cũng không phải một phương pháp tối ưu vì chúng ta không thể chắc chắn rằng 3 năm nữa mình vẫn sẽ nhớ những quy luật đó.
Chính vì vậy, chúng ta cần một phương pháp đủ đơn giản mà vẫn cực kỳ hiệu quả. Đó chính là PARA – một phương pháp giúp xây dựng Bộ Não Thứ Hai. Ngay từ lần đầu tiên được đưa ra bởi Tiago Forte, phương pháp này đã nhận được rất nhiều sự quan tâm và đánh giá tích cực từ người đọc. Về cơ bản, PARA sẽ bao gồm 4 mục: Projects (Dự án), Areas (Lĩnh vực), Resources (Chủ đề) và Archives (Lưu trữ).
Tiếp theo, mình xin được sử dụng một số ý của Tiago Forte (cha đẻ của phương pháp PARA) khi giới thiệu về 4 đầu mục này để đảm bảo thông tin được chi tiết và chính xác nhất nhé. Let’s go.
II. Projects (Dự án)
Projects là những Dự án có mục tiêu cụ thể và cần thực hiện qua nhiều công đoạn để đạt được mục tiêu đó. Để được xếp vào mục này thì những dự án của bạn phải có đủ 2 yếu tố quan trọng nhất là Mục tiêu cần đạt được và Thời hạn hoàn thành (Deadline). Nó chính là những công việc ngắn hạn mà bạn đang thực hiện như thiết kế poster quảng cáo, tuyển 5 ứng viên hoặc decor lại phòng ngủ. Những công việc này sẽ luôn có mục tiêu rõ ràng và deadline (điểm kết thúc) cụ thể. Ví dụ như việc decor lại phòng ngủ có mục tiêu là giúp phòng bạn trông đẹp và gọn gàng ngăn nắp hơn. Dự án này cũng sẽ có điểm kết thúc là sau khi bạn hoàn thành việc sắp xếp đồ đạc.
Tuy ngắn hạn nhưng những công việc này cũng phải trải qua rất nhiều công đoạn như tìm kiếm thông tin, lên kế hoạch, xác định tiến độ công việc… Đó là lý do mà chúng ta cần phải ghi chép lại để đảm bảo mình không bị “nhớ nhớ quên quên”. Dưới đây là ví dụ về 1 dự án của mình:
Hiện tại, các dự án của mình đều liên quan tới công việc chính và công việc part-time Blogger này. Do đó, từ mục Project (dự án), mình sẽ chia nhỏ thành 2 thư mục “CM Xanh ATTP” (những dự án cho công việc chính) và “CM PB” (những dự án nhỏ cho công việc Blogger). Tương tự, trong mỗi thư mục đó sẽ lại chứa những dự án nhỏ hơn.
Thường thì mình sẽ sử dụng Macbook để lưu những file nặng hoặc hình ảnh, video cho từng dự án. Đối với những ý tưởng hoặc thông tin thú vị có liên quan đến dự án, mình sẽ lưu trên Notion để dễ dàng hơn cho việc tìm kiếm và liên kết các ý tưởng.
III. Areas (Lĩnh vực)
Khác với Projects (Dự án), Areas là những chủ đề không có deadline hay điểm kết thúc cụ thể nào cả. Đây chính là những chủ đề bạn hứng thú và quan tâm. Ví dụ như khi đọc được những thông tin hay về cách tiết kiệm tiền, cách quản lý tiền hay bảng cân đối chi tiêu thì các bạn có thể lưu vào chủ đề Tài Chính. Một số chủ đề phổ biến khác có thể kể đến là Công thức nấu ăn, Mẹo chụp ảnh, Sức khoẻ…
Trong lĩnh vực Self-developement (Phát triển bản thân) mình sẽ có các Resources (chủ đề) nhỏ hơn như tóm tắt sách, xây dựng thói quen, sức khoẻ, tóm tắt các khoá học…
Resonance Calendar (Kho ý tưởng) là một thư mục nơi mình lưu lại tất cả những gì mà mình cảm thấy thú vị và có liên quan đến mình. Ví dụ, mình thường lưu lại những câu Quotes hay, những câu chuyện khuyến dụ, hoặc những ý tưởng công việc nào đó mà mình đọc được. Tuy biết rằng những thông tin này sẽ hữu ích trong tương lai, nhưng mình lại chưa biết sẽ sử dụng chúng như thế nào hay trong hoàn cảnh nào. Chính vì vậy, mình chưa thể sắp xếp chúng vào các Projects hoặc Areas phù hợp. Hiểu đơn giản thì Resonance Calendar chính là một “nhà kho” online, nơi mình cất những ý tưởng chưa cần sử dụng.
IV. Resources (Chủ đề)
Thư mục này sẽ bao gồm những chủ đề mà bạn nghĩ sẽ hữu ích trong tương lai nhưng lại quá nhỏ để tạo thành 1 Areas (Lĩnh vực). Ví dụ, nó có thể là những địa điểm du lịch mà bạn muốn tới trong tương lai, một câu nói hay mà bạn đọc được hoặc những thông tin mà bạn thấy thú vị như các món quà Noel độc đáo, ảnh decor phòng ngủ đẹp…
Ví dụ chủ đề “Short Motivation” là nơi lưu trữ những video ngắn mà mình cảm thấy được truyền động lực mỗi khi xem. Những video này dành cho những lúc mình cảm thấy mệt mỏi, mất tinh thần, hoặc chán không muốn làm gì cả. Chúng như một liều thuốc giảm đau tạm thời giúp mình bước chân ra khỏi giường và ngồi vào bàn làm việc. Ví dụ như đây là video mà mình thích nhất, các bạn có thể xem tham khảo nhé.
V. Archives (Lưu trữ)
Đây là nơi dành cho những công việc đang tạm hoãn lại, những sở thích ngày xưa mà giờ bạn không hứng thú nữa, hoặc những Projects (Dự án) đã hoàn thành. Chúng ta thường có thói quen mỗi khi làm xong việc là sẽ xoá hết thông tin đi cho đỡ lằng nhằng và rối mắt. Tuy nhiên, việc này là không cần thiết. Chúng ta có thể chuyển hết thông tin đó vào thư mục Archives (Lưu trữ) vì biết đâu trong tương lai mình sẽ cần xem lại và lấy ý tưởng/quy trình từ những dự án cũ này. Nó cũng sẽ không gây rối mắt và làm bạn phân tâm khỏi công việc chính.
Như trong ảnh ví dụ, mình đã chuyển hết những Project (Dự án) đã hoàn thành vào đây. Ngoài ra, mục Archive còn chứa cả những Area và Resource mà mình không còn hứng thú nữa.
Kết luận lại thì Bộ Não Thứ Hai là một hệ thống cực kỳ quan trọng và thiết yếu cho tất cả mọi người. Hy vọng qua bài viết trên, mình đã giúp các bạn hiểu rõ hơn về PARA – cốt lõi của cả hế thống này. Hẹn gặp lại các bạn ở những phần tiếp theo của loạt bài về Bộ Não Thứ Hai, nơi mình sẽ chia sẻ chi tiết hơn về hệ thống Bộ Não Thứ Hai của mình nhé. Thank you guys!