Trong xã hội ngày nay, chúng ta luôn có rất nhiều công việc và dự án cá nhân cần hoàn thiện. Chính vì vậy, kỹ năng xây dựng To-do list để quản lý mọi việc một cách hiệu quả là vô cùng quan trọng. Trong bài viết này, hãy cùng mình tìm hiểu 4 bước của phương pháp PARA giúp chúng ta tạo một To-do list hiệu quả nhé.
Tổng quan
Đây là bài viết thuộc series “Xây Dựng Bộ Não Thứ Hai” giúp tăng năng suất làm việc của mình. Nếu chưa từng nghe tới khái niệm Bộ Não Thứ Hai thì các bạn có thể đọc trước bài viết này để nắm được những thông tin cần thiết nhé:
Để có thể tạo một To-do list hiệu quả thì việc đầu tiên chúng ta cần làm là xác định được mình đang có những dự án nào cần hoàn thành, thời gian và tiến độ hiện tại như thế nào. Đây chính là chữ P (Projects – Dự án) trong phương pháp PARA mà mình đã giới thiệu trước đó. Việc này tưởng như nhỏ nhặt nhưng lại cực kỳ quan trọng vì chúng ta cần phải biết mình đang ở đâu và mình muốn đi đến đâu, sau đó mới có thể xác định được đường đi.
Hãy đồng hành cùng mình đi qua hết 4 bước đơn giản và nhanh chóng này nhé, chỉ mất 10 phút thôi nhưng các bạn sẽ phải bất ngờ vì hiệu quả của nó đấy. Let’s start.
Bước 1: Xác định danh sách các Dự án cần thực hiện
Hãy bắt đầu bằng việc viết ra tất cả những dự án mà bạn đang thực hiện hoặc mục tiêu mà bản thân muốn đạt được trong tương lai gần. Danh sách này sẽ bao gồm cả những mục tiêu công việc lẫn mục tiêu cá nhân, ví dụ như hệ thống lại kiến thức chương 1 Đại số, lên chiến dịch quảng cáo mới, học chơi guitar, tập gym mỗi ngày… Bạn cứ liệt kê ra hết những suy nghĩ nảy ra trong đầu chứ chưa cần phải cân nhắc gì cả, chúng ta sẽ cùng nhau đánh giá và phân loại chúng ở những bước sau.
Lưu ý rằng đây là danh sách những công việc bạn muốn thực hiện ngay bây giờ chứ không phải là mục tiêu của năm hay của tháng. Dưới đây là ví dụ minh hoạ của mình, các bạn có thể xem và tham khảo nhé.
Các bạn hãy check cả email, ghi chú và Google calendar để chắc chắn rằng mình không bỏ lỡ công việc nào quan trọng nhé.
Sau khi check ghi chú thì mình nhận thấy còn 3 việc là Xây dựng Editorial calendar cho công ty, sắp xếp lại Apple note và xây dựng template để theo dõi thói quen Journaling trên Notion. Dưới đây là danh sách to-do list (bản nháp) của mình gồm 22 mục.
Ban đầu mình nghĩ chắc sẽ chỉ có khoảng 4-5 dự án (project) thôi, tuy nhiên cuối cùng thì mình lại liệt kê ra được 1 danh sách tận 22 công việc mà mình muốn làm ngay bây giờ. Nếu các bạn đang giống như mình thì cũng đừng vội stress vì có quá nhiều việc cần làm nhé. Ở những bước tiếp theo, chúng ta sẽ cùng nhau chắt lọc danh sách to-do list (bản nháp) này để tìm ra những dự án “cấp thiết” nhất.
Bước 2: Lược bỏ những Dự án không phù hợp
Như các bạn đã thấy, mình đang có quá nhiều công việc và dự án cần làm. Việc cấp thiết nhất bây giờ là mình phải lược bỏ bớt những dự án “không phù hợp” đi. Nếu không thì chắc chắc mình sẽ không có đủ sức thực hiện tất cả những đầu mục công việc này “cùng một lúc”. Lưu ý rằng “cùng một lúc” ở đây không phải là mình sẽ làm nhiều việc khác nhau tại cùng một thời điểm như multitasking, thay vào đó mình sẽ làm nhiều việc một ngày và thay đổi các đầu mục công việc liên tục tuỳ theo cảm hứng để đạt được hiệu quả cao nhất. Việc này được gọi là “supertasking” – phiên bản “pro max” của multitasking. Các bạn có thể đọc thêm về supertasking tại đây nhé.
Quay lại với chủ đề chính, chúng ta sẽ có 2 tiêu chí để thu gọn lại danh sách trên. Tiêu chí đầu tiên, để được xếp vào to-do list thì những dự án của bạn sẽ phải có đủ 2 yếu tố là Mục tiêu rõ ràng và Thời hạn hoàn thành cụ thể (Deadline). Đây chính là những công việc ngắn hạn mà bạn đang phải thực hiện như là thiết kế poster quảng cáo, tuyển 5 ứng viên hoặc decor lại phòng ngủ. Ví dụ như việc decor lại phòng ngủ có mục tiêu là giúp phòng bạn trông đẹp và gọn gàng ngăn nắp hơn. Dự án này cũng sẽ có điểm kết thúc là sau khi bạn hoàn thành xong việc sắp xếp đồ đạc.
Khả năng cao là trong danh sách của bạn đang bao gồm cả những dự án, ước mơ, sở thích và lĩnh vực mà bạn hứng thú (bạn có thể đọc thêm tại đây để hiểu kỹ hơn nhé).
Ước mơ là những điều bạn muốn đạt được trong tương lai mà không có deadline rõ ràng. Nó là những điều bạn muốn đạt được nhưng lại không xác định cụ thể là khi nào. Ví dụ bạn muốn blog cá nhân đạt 100.000 lượt xem mỗi tháng nhưng không quá quan trọng việc sẽ đạt được sau 1 tháng hay 2 tháng nữa.
Sở thích là những điều bạn làm mà không vì mục đích cụ thể nào cả. Ví dụ bạn muốn học chơi guitar vì thích chứ không phải học để đi thi Vietnam’s Got Talent.
Lĩnh vực mà bạn hứng thú là những công việc không có điểm kết thúc. Ví dụ “nâng cao sức khoẻ” là một lĩnh vực (area) chứ không phải dự án (project) vì chúng ta phải thường xuyên nâng cao sức khoẻ suốt cả cuộc đời chứ không phải chỉ trong một khoảng thời gian nhất định. Dưới đây là ví dụ của mình sau khi áp dụng tiêu chí trên:
Việc viết blog thực ra là sở thích cá nhân chứ không phải công việc chính của mình nên mình không muốn biến nó thành áp lực. Do vậy mình sẽ gạch nó ra khỏi danh sách này. Tương tự, những mục mình gạch bỏ đều là sở thích cá nhân chứ mình cũng không có một mục tiêu cụ thể nào cả. Ví dụ mình muốn sắp xếp lại ghi chú trong Apple note vì mình thích sự gọn gàng. Mình học Marketing trên Coursera và đọc sách Marketing vì mình thích ngành này chứ mình không đặt mục tiêu trở thành giám đốc Marketing.
Tiêu chí thứ 2 là hãy gạch bỏ những dự án quá lớn. Đó là những dự án có điểm kết thúc cụ thể, có mục tiêu rõ ràng nhưng lại “chứa” quá nhiều những dự án nhỏ ở trong nó. Ví dụ như với mình, việc lập brand guideline cho công ty là một dự án quá lớn. Để hoàn thành được mục đó, mình sẽ phải tìm một Agency uy tín, note ra một số yêu cầu của công ty, phối hợp với đơn vị Agency để lập ra những quy định về kích thước màu sắc logo, font chữ, bảng màu, icon, style… Do vậy mình sẽ chia dự án này ra thành nhiều dự án nhỏ và hoàn thành lần lượt từng dự án nhỏ.
Sau khi chia dự án lớn thành những dự án nhỏ, các bạn hãy note lại để tránh bị quên. Tiếp theo, chúng ta hãy đến với bước thứ 3 để “giảm tải” công việc cho to-do list nhé.
Bước 3: Áp dụng quy luật 10-15
Ngắn gọn thì chúng ta sẽ chỉ giữ lại 10-15 dự án (project) phù hợp nhất mà thôi. Chờ một chút, 10-15 dự án cùng một lúc không phải là quá nhiều à? Mình biết chắc chắn rất nhiều bạn đang tự đặt câu hỏi như vậy khi đọc tới đây. Mình sẽ giải thích ở dưới và kèm theo ví dụ minh hoạ để các bạn dễ hiểu nhé.
Nếu các bạn có nhiều hơn 15 dự án, khả năng cao là bạn sẽ không đủ năng lượng để dàn trải cho quá nhiều đầu mục như vậy. Khi đó, bạn sẽ dễ bỏ cuộc hơn do không thể nhìn thấy rõ được tiến độ hoàn thành của công việc. Hiểu đơn giản thì quỹ thời gian của chúng ta là hữu hạn. Khi có ít việc, bạn sẽ dành được nhiều thời gian cho mỗi công việc hơn, qua đó sẽ hoàn thành công việc sớm hơn. Khi hoàn thành được một việc, hãy dùng bút gạch chéo công việc đó. Như vậy thì bạn sẽ nhìn thấy rõ được thành quả từ sự chăm chỉ của mình. Khi mình “nhìn” thấy sự tiến bộ, mình sẽ càng có thêm động lực để hoàn thành những công việc khác trong to-do list.
Ngược lại, nếu các bạn có ít hơn 10 dự án, khả năng cao là các bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để hoàn thành hết to-do list này. Đó là vì thực tế không bao giờ giống như kế hoạch ban đầu của chúng ta. Sẽ có những lúc mình bị kẹt lại ở một vài dự án nào đó vì những lý do khách quan. Ví dụ như các bạn dự định học chơi guitar trong 1 tháng nhưng mới được 2 tuần thì thầy giáo về quê nên phải nghỉ chẳng hạn. Lúc này chúng ta cần ngay lập tức chuyển sang dự án khác. Chúng ta phải luôn luôn có các dự án thay thế để giữ cho mình động lực làm việc, qua đó sẽ thúc đẩy chúng ta tiến về phía trước.
Tuy con số 10-15 dự án có vẻ nhiều nhưng các bạn cũng có thể thấy rằng, không phải dự án nào cũng quá tốn thời gian để hoàn thành. Ví dự như với mình, việc lập bảng định biên nhân sự sẽ chỉ tốn khoảng 30 phút. Chính vì vậy, để giữ được động lực giúp “kéo” chúng ta tiến lên qua từng ngày thì các bạn hãy luôn để “dành” 10-15 dự án trong danh sách này nhé.
Bước 4: Xác định thứ tự ưu tiên cho từng dự án trong To-do list
Sau khi đã có được một danh sách To-do list hoàn chỉnh với 10-15 dự án cần hoàn thành, việc của chúng ta bây giờ là phải xác định thứ tự ưu tiên cho các dự án trên. Điều này sẽ giúp chúng ta phân bổ thời gian và năng lượng một cách hợp lý nhất.
Chúng ta sẽ có 3 mục với thứ tự ưu tiên giảm dần như sau: những việc gấp và quan trọng, những việc gấp nhưng không quan trọng, và những việc quan trọng nhưng không gấp. Mình sẽ chia lần lượt các dự án trong danh sách vào 3 mục này.
Đây là ví dụ của mình. Để cho dễ nhìn thì mình sẽ đánh thứ tự ABC và tô màu khác nhau cho từng mục. Các bạn hoàn toàn có thể đánh số 123 hoặc BCD hoặc bất kỳ kí hiệu nào cũng được nhé, miễn là các bạn thích là được.
Đến đây thì các bạn hãy ưu tiên hoàn thành trước các công việc trong mục A, rồi sau đó lần lượt đến mục B và C. Các bạn cũng nên review lại danh sách này thường xuyên để chuyển các công việc từ mục B và C lên mục A nếu cần thiết nhé.
Kết luận
Trên đây là 4 bước xác định một To-do list hoàn chỉnh mà mình đã áp dụng trong suốt nhiều năm nay. Sau khi đã thực hiện xong thì các bạn hãy phân chia thời gian hoàn thành cho từng công việc nhé. Việc này sẽ tuỳ vào thời gian làm việc và khối lượng công việc của mỗi người nên mình xin phép không đi vào chi tiết quá. Ngoài ra, các bạn có thể tìm hiểu thêm về Agile, một phương pháp giúp phân chia mức năng lượng và lên kế hoạch làm việc cho ngày, tuần, tháng và năm ở đây.
Cuối cùng thì mình hy vọng các bạn sẽ cảm thấy những thông tin mình vừa chia sẻ ở trên là hữu ích nhé. Hẹn gặp lại các bạn ở những bài viết tiếp theo. Thank you guys!