Hệ thống Bộ Não Thứ Hai hoàn chỉnh của mình

Ở bài viết này, mình sẽ chia sẻ về hệ thống Bộ Não Thứ Hai mà mình đã xây dựng và sử dụng từ năm 2019 đến nay. Hệ thống này đã thay đổi hoàn toàn cuộc đời mình, biến mình từ một học sinh trung bình ở trường cấp ba thành một học sinh giỏi với GPA 3.6 ở trường University of South Carolina. Nếu các bạn cũng muốn xây dựng hệ thống Bộ Não Thứ Hai để phát triển hết tiềm năng của bản thân thì hãy đồng hành cùng mình đến cuối bài viết nhé.

I. Tổng quan

Nếu bạn là người mới và chưa từng nghe tới khái niệm Bộ Não Thứ Hai thì hãy đọc trước 3 bài viết dưới đây của mình nhé. Trong 3 bài viết đó, mình đã chia sẻ đầy đủ những thông tin quan trọng nhất về hệ thống Bộ Não Thứ Hai. Đó chính là nền tảng để chúng ta có thể hiểu và áp dụng được hệ thống này. Giống như việc xây nhà vậy, móng nhà có vững thì ngôi nhà mới chắc chắn được.

Về tổng quan, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu những ứng dụng mà cá nhân mình đang sử dụng cho từng giai đoạn của hệ thống CODE: Capture (ghi chú, take note), Oganize (sắp xếp), Distill (chắt lọc) và Express (trình bày ý tưởng). Sau đó, mình sẽ chia sẻ cách mình liên kết và đồng bộ tất cả các ứng dụng lại với nhau để tạo nên một hệ thống Bộ Não Thứ Hai hoàn chỉnh. Nếu các bạn cũng hứng thú với những thông tin này thì chúng ta hãy cùng bắt đầu ngay nhé.

II. Ứng dụng cho giai đoạn Capture (ghi chú, take note)

Capture là việc chúng ta ghi chép và lưu lại những suy nghĩ, ý tưởng và thông tin mà mình tiếp nhận hàng ngày. Dù muốn hay không thì chúng ta cũng phải chấp nhận sự thật rằng, không phải lúc nào mình cũng có thể nhớ hết được mọi thứ. Do đó, việc ghi chép lại là cực kỳ cần thiết. Đối với mình, 4 tiêu chí quan trọng nhất để lựa chọn một app ghi chú đó là:

Khả năng đồng bộ (sync) tự động giữa các thiết bị: Khi đọc sách bằng Kindle thì mình sẽ note luôn trên Kindle, đọc báo trên điện thoại thì note bằng điện thoại, học các khoá học online trên laptop thì sẽ note trên laptop… Thay vì sử dụng 3 app khác nhau cho 3 thiết bị thì mình sẽ chọn một app nào đó có khả năng sync tự động giữa tất cả các thiết bị. Việc này sẽ giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
Khả năng backup: Khi mình đã note lại thì có nghĩa rằng thông tin đó là quan trọng và hữu ích. Các dòng note chính là tài sản quý giá nhất của mình. Do vậy, mình sẽ không mạo hiểm sử dụng một ứng dụng mà không có khả năng backup lại thông tin và tài khoản một cách dễ dàng.
Giao diện tối giản: Khi ghi note mình cần phải nhanh. Ví dụ trong 1 buổi họp, nếu mình không note nhanh thì sếp đã chuyển sang ý khác rồi. Do vậy, hình trang trí và những tính năng phức tạp sẽ chỉ gây phân tâm chứ không thực sự cần thiết.
Miễn phí hoặc giá rẻ: Có vô vàn ứng dụng note miễn phí mà lại đầy đủ tính năng cơ bản trên thị trường, thế nên mình nghĩ không cần thiết phải đầu tư cho một app trả phí.

Sau khi áp dụng “bộ lọc” trên, mình đã chọn ra được 6 app phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng của bản thân. Đừng để con số này làm bạn “ngại” tìm hiểu nhé, phần lớn trong số đó là những ứng dụng mà chúng ta đang sử dụng hàng ngày. Ngoài ra, mình đang tiếp nhận thông tin dưới nhiều dạng khác nhau như văn bản, video, hình ảnh, âm thanh… nên việc sử dụng nhiều app cũng là hợp lý.

1. Apple note / Evernote

Apple notes là ứng dụng mà mình sử dụng nhiều nhất trong ngày để take notes. Nếu các bạn không dùng Iphone thì có thể sử dụng Evernote nhé, về cơ bản thì mình thấy 2 ứng dụng này gần như tương tự nhau.

Điểm mạnh nhất của Apple note là nó được hỗ trợ bởi Siri (trợ lý ảo của Apple). Trong ngày, thường rất ít khi mình cầm điện thoại vì đối với mình, điện thoại chính là thứ tốn thời gian và gây mất tập trung nhất. Thường thì mình hay tắt thông báo điện thoại và để nó ở xa tầm với. Chính vì vậy, mỗi khi có ý tưởng gì nảy ra trong đầu cần ghi lại thì mình sẽ gọi và nhờ Siri note hộ vào Apple note. Điều này cực kỳ hữu ích khi mình đang ngồi đọc sách, ăn cơm hoặc đang đi ngoài đường. Thay vì phải chạy lại lấy điện thoại và ghi ghi chép chép thì mình chỉ cần gọi “Hey Siri” là xong. Điểm trừ duy nhất có lẽ là Siri không hiểu tiếng Việt nên sẽ hơi bất tiện cho những bạn nào không biết ngoại ngữ. Mình rất rất hy vọng Apple có thể sớm cập nhật thêm tiếng Việt cho Siri trong thời gian tới.

Ngoài ra thì ứng dụng này còn có khả năng sử dụng offline rất tốt. Ngoài việc mất tính năng “nhờ Siri note hộ” ra thì hầu như tất cả các tính năng còn lại của Apple note đều có thể sử dụng offline, điều mà không nhiều app khác làm được.

Mình thường sử dụng Apple note để ghi lại những ý tưởng hoặc suy nghĩ ngẫu nhiên nảy ra trong đầu. Chính vì vậy, những ghi chú của mình thường rất lộn xộn mặc dù ứng dụng này có khả năng phân chia note theo tag và folder khá tốt. Theo mình, ở bước Capture (ghi chú, take notes), chúng ta cần ưu tiên sự nhanh gọn chứ không nên quá quan trọng việc sắp xếp. Ở giai đoạn này nếu cần tìm lại thông tin gì thì mình hoàn toàn có thể tra cứu bằng từ khoá.

2. DayOne

Đây là một ứng dụng chuyên về Journaling (một phương pháp viết nhật ký giúp phát triển bản thân). Nếu các bạn chưa từng nghe tới Journaling thì có thể tìm hiểu thêm ở bài viết này của mình nhé. Mình đã sử dụng ứng dụng này từ năm 2021 đến nay và đối với mình, đây là ứng dụng hoàn hảo để viết Journal. DayOne cho phép chúng ta đăng tải cả văn bản, hình ảnh và video. Ngoài ra, chúng ta còn có thể gắn tag, thêm ngày tháng, địa điểm, thời tiết cho từng note.

Điểm trừ duy nhất của ứng dụng này là để có thể sync được thì mình phải mua bản trả phí (khoảng 68k/tháng). Khi mua bản trả phí thì mình cũng có thêm một số tính năng khá hay như ghi lại Audio và không giới hạn hình ảnh đăng tải cho mỗi lần note (Entry). Theo cảm nhận của cá nhân sau 3 năm sử dụng thì mình thấy bản miễn phí của DayOne cũng đủ tốt rồi

3. Todoist / Things

Bạn có thể cân nhắc sử dụng 1 trong 2 ứng dụng trên để lập To-do list nhé. Hai ứng dụng này về cơ bản là giống y hệt nhau, chỉ khác mỗi màu sắc giao diện. Bạn có thể trả phí để sử dụng bản Pro của chúng (bao gồm một số tính năng liên quan đến sắp xếp và hệ thống các note) nhưng theo cá nhân mình thấy là không cần thiết lắm. Mình chỉ sử dụng để lập To-do list và đặt mục tiêu cho tuần thôi nên thậm chí mình còn chưa dùng hết tính năng của bản miễn phí.

Nếu phải chọn một trong hai thì mình sẽ chọn Todoist vì ứng dụng này có thể sử dụng và đồng bộ miễn phí trên cả Macbook, điện thoại và Ipad. Trong khi đó Things chỉ được dùng miễn phí trên điện thoại, trên Macbook bạn sẽ phải mua với giá khá cao (hơn 1 triệu)

4. Raindrop.io

Đây là ứng dụng mình dùng để lưu lại những bài viết mà mình cảm thấy thú vị nhưng chưa thể đọc ngay lúc đấy (Read-later app). Thường thì do bài viết đấy quá dài mà lúc đấy mình lại lười đọc nên cứ lưu lại rồi sau này sẽ đọc sau. Tuy hầu hết các nền tảng đều có chức năng lưu bài viết nhưng nếu chỉ bấm lưu thôi thì mình sẽ phải mở từng app ra để xem mình đã lưu những gì. Thay vào đó, nếu sử dụng Raindrop.io thì mình chỉ cần mở 1 app thôi là có thể xem hết được những mục đã lưu dù mục đó có ở Tiktok, Facebook hay Google đi nữa.

Điểm cộng của ứng dụng này là cách sử dụng vô cùng đơn giản. Bạn chỉ cần bấm vào nút share (nút chia sẻ) của bài viết hoặc video mà bạn muốn lưu, sau đó chọn Raindrop.io là xong. Ngoài ra thì bạn có thể sử dụng ứng dụng này miễn phí cả trên điện thoại và máy tính (có cả dạng extension và app).

5. Notion

Thật ra Notion là trung tâm hệ thống Bộ Não Thứ Hai của mình nên mình dùng Notion cho cả 4 giai đoạn CODE. Tuy nhiên, ở đây mình sẽ chia sẻ cách sử dụng của mình trong giai đoạn Capture. Mình thường dùng Notion để ghi chép khi đang học online trên máy tính. Có lẽ nhiều bạn sẽ hơi bất ngờ vì mình đã tốt nghiệp rồi thì còn học gì nữa? Thực ra “học” ở đây chính là những khoá học online trên mạng (chủ yếu ở Coursera và Skillshare) do mình tự học thêm. Mình học về rất nhiều các chủ đề khác nhau như edit hình ảnh video, code, dựng website, SEO, chứng khoán, marketing, tài chính… Do mỗi ngày mình thường dành khoảng 1-2 tiếng để tự học nên mình phải sử dụng Notion rất nhiều.

Để nói về Notion thì với mình bao nhiêu ngôn từ cũng không đủ để khen. Mình sử dụng Notion từ khoảng năm 2019 tới giờ và hiện tại ứng dụng này đang là trung tâm của toàn bộ hệ thống Bộ Não Thứ Hai của mình. Nếu các bạn cũng quan tâm về cách sử dụng Notion thì hoàn toàn có thể đọc thêm ở series Notion này nhé.

6. Voice Memos

Đây là một ứng dụng mặc định của Iphone để ghi âm. Tương tự như Apple note, ứng dụng này miễn phí, đơn giản và có thể đồng bộ rất tốt trong hệ sinh thái của Apple. Mình chủ yếu sử dụng Voice Memos trong các buổi họp quan trọng để có thể nghe lại khi về nhà. Ngoài ra, mình cũng may mắn được làm việc và trao đổi với rất nhiều những anh chị cực kỳ giỏi trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Do đó mình thường xin phép ghi âm một số phần trao đổi giữa mình và các anh chị để có thể học hỏi thêm. Mình cảm thấy như vậy sẽ lịch sự hơn là vừa nói chuyện vừa gõ Apple note.

III. Ứng dụng cho giai đoạn Oganize (sắp xếp)

Khi đã note được rất nhiều thông tin rồi thì mình sẽ cần 1 số app để giúp sắp xếp những thông tin đó. Để xác định được những tiêu chí phù hợp nhất với bản thân, các bạn hãy đọc bài viết hướng dẫn chọn note của mình nhé. Kiểu tính cách của mình là Kiến Trúc Sư (mình cũng là một INTJ chính hiệu) nên mình sẽ chọn Notion mà không cần lăn tăn hay suy nghĩ gì cả. Nếu các bạn cũng thuộc nhóm Kiến Trúc Sư hoặc INTJ giống mình thì có thể chọn luôn Notion thay vì những ứng dụng khác nhé.

Mọi thông tin mà mình đã note lại ở bước Capture sẽ được chuyển về Notion. Ví dụ với Apple Note, mình sẽ lấy những ý tưởng trong đó và phát triển chúng, sau đó xếp vào từng thư mục phù hợp trên Notion. Quy trình tương tự được lặp lại với Voice Memos và Raindrop.io. Với Kindle, mình sẽ đọc lướt lại tên các chapter và các phần highlight để note vào mục “Tóm tắt sách” trên Notion.

Ngoài ra thì nếu có cuộc họp hoặc lịch nào đó quan trọng thì mình sẽ lưu vào Notion Calendar. Đây là một ứng dụng mới được team Notion phát triển thêm hồi cuối năm 2023. Nó vượt trội hơn các ứng dụng Calendar khác vì có thể sync rất dễ dàng với hệ thống dữ liệu (database) của Notion. Nếu các bạn cũng sử dụng Notion thì mình nghĩ các bạn nên chuyển qua sử dụng Notion Calendar để “quy tất cả về một mối”, còn nếu bạn không dùng Notion thì có thể bỏ qua nhé vì ngoài ưu điểm trên thì ứng dụng này cũng không có gì quá nổi bật cả.

IV. Ứng dụng cho giai đoạn Distill (Chắt lọc)

Ở giai đoạn này chúng ta sẽ chắt lọc những note trên để chọn ra những thông tin thực sự hữu dụng. Điểm chung là mình vẫn sẽ sử dụng Notion để sắp xếp và “gom” lại những thông tin hữu ích. Ví dụ như việc viết bài này là một Project. Khi bắt đầu viết, mình sẽ đi qua 3 bước để chắt lọc thông tin.

Bước 1 là sử dụng những thông tin có sẵn trong đầu mình. Mình sẽ mở WordPress lên và bắt đầu viết dàn bài bao gồm những đầu mục, tiêu đề, ý tưởng và hình ảnh mà mình muốn viết. Sau đó mình sẽ sắp xếp nó theo một thứ tự khoa học nhất có thể.
Bước 2 là mình sẽ tra cứu những thông tin có sẵn mà mình đã lưu lại trên Notion hoặc các ứng dụng note khác ở phần Capture. Từ đấy mình sẽ bổ sung thêm ý và chốt lại 1 dàn bài hoàn chỉnh với đầy đủ tiêu đề (các thẻ H1, H2, H3), các ý lớn và các ví dụ minh hoạ
Bước 3 là mình sẽ tra cứu thêm trên Google, Youtube hoặc Tiktok để xem những người làm cùng chủ đề với mình đang làm thế nào và họ có ý gì hay mà mình đã bỏ lỡ không. Sau đó thì mình sẽ viết thành một bài hoàn chỉnh.

Lưu ý là bạn nên thực hiện theo đúng thứ tự 3 bước trên. Chúng ta hay có thói quen bắt đầu mọi thứ bằng việc tra Google trước, tuy nhiên việc này là không tối ưu. Giả sử như với ví dụ trên của mình, nếu bắt đầu bằng việc tra Google từ khoá “Xây dựng hệ thống bộ não thứ hai” thì mình sẽ nhận lại đến 47 triệu kết quả mà trong số đó 99% là các bài viết “công nghiệp” và kém chất lượng. Thay vì vậy, mình chỉ cần tìm kiếm lại trong Notion là đã có đầy đủ những ghi chú chất lượng về chủ đề này rồi.

V. Giai đoạn Express (Trình bày ý tưởng)

Phần này sẽ phụ thuộc rất nhiều vào việc ý tưởng bạn đang muốn trình bày là gì. Nếu là slide thuyết trình thì mình sẽ chọn Canva và Powerpoint. Nếu vẫn lấy ví dụ về bài viết này như trên, mình sẽ sử dụng Blog (WordPress) và Youtube. Nhìn chung, ở bước này chúng ta sẽ có rất đa dạng các sự lựa chọn tuỳ thuộc vào mục đích của cá nhân.

Vậy là chúng ta đã vừa cùng nhau đi qua hết 4 giai đoạn của hệ thống CODE cũng như những ứng dụng (app) mà mình sử dụng cho từng giai đoạn để xây dựng hệ thống Bộ Não Thứ Hai. Cảm ơn các bạn rất nhiều vì đã đồng hành cùng mình xuyên suốt một bài viết rất dài này. Mình hy vọng các bạn sẽ cảm thấy những thông tin mình vừa chia sẻ là hữu ích nhé. Hẹn gặp lại các bạn ở những bài viết tiếp theo. Thank you guys!