Trong thời đại công nghệ ngày nay, sự phát triển mạnh mẽ của các nền tảng mạng xã hội đã khiến chúng ta phải tiếp nhận 1 lượng thông tin quá lớn mỗi ngày. Điều này khiến chúng ta bị mất tập trung, và lúc nào cũng có cảm giác như mình đang quên cái gì đấy. Vấn đề này sẽ được giải quyết triệt để thông qua việc xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu mà Tiago Forte gọi là Bộ Não Thứ Hai.
I. Tại sao chúng ta rất cần Bộ Não Thứ Hai
Theo thống kê của tờ The Guardian dựa trên 1 nghiên cứu vào năm 2011, chúng ta đang tiêu thụ số lượng thông tin tương ứng với 174 trang báo mỗi ngày. Tuy nhiên thay vì giúp ích cho cuộc sống của chúng ta thì cái khối lượng thông tin khổng lồ này thường làm chúng ta stress hơn.
Khoan nói đến việc mình có đang tiếp nhận thông tin hữu ích hay không, có quá nhiều thứ trong đầu sẽ khiến chúng ta lúc nào cũng có cảm giác như mình đang quên cái gì đấy. Kiểu như rõ ràng mình đã đọc về cái chủ đề này rồi nhưng đến lúc cần dùng thì lại không nhớ ra được.
Điều này là vô cùng dễ hiểu. Việc có quá nhiều thông tin mà không được xử lý đúng cách cũng giống như 1 căn phòng bừa bộn đang ngập trong quần áo giày dép vậy. Sẽ rất khó để mình tìm được những món đồ mình cần trong đống bừa bộn đó.
Ngoài ra thì việc đào bới tìm kiếm trong trí nhớ để cố gắng nhớ lại thông tin mỗi khi cần thiết sẽ rất mất thời gian. Trong khi đó, sự thật là “Your mind is for having idea, not holding them” (David Allen trong quyển sách Getting things done)
II. Bộ Não Thứ Hai là gì?
Từ thực tế nêu trên, chắc chúng ta đều đồng ý rằng mình rất cần 1 phương pháp nào đó giúp chúng ta có thể nhớ được mọi thông tin hữu ích. Và cách duy nhất để làm được điều đó là mình phải ghi chép (take note) lại. Ví dụ như mẹ mình thường hay có 1 quyển sổ tay để ghi chép lại công việc, hoặc nhiều bạn hay có 1 quyển sổ để lưu lại từ vựng khi học ngôn ngữ chẳng hạn.
Tuy nhiên có 1 vấn đề với việc ghi chép theo kiểu truyền thống này đó là chúng ta sẽ rất tốn thời gian để có thể tìm kiếm được thông tin mà mình cần. Ví dụ như muốn tìm từ vựng trong cuốn sổ từ thì mình sẽ phải cố nhớ xem mình viết từ đấy trong quyển nào và ở trang số bao nhiêu.
Và tất nhiên, hiện tại chúng ta đã có 1 cách hiện đại hơn đó là note trên máy tính hoặc điện thoại. Khi nào mình cần thông tin gì thì mình sẽ không phải lật giở từng trang sách nữa. Thay vào đó, mình chỉ cần search keyword hoặc là tag là sẽ ra kết quả mong muốn. Không những vậy, chúng ta còn có thể dễ dàng chia thông tin vào từng thư mục cụ thể để khiến cho việc tìm kiếm trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn nữa.
Và toàn bộ hệ thống lưu trữ online này chính là thứ mà Tiago gọi là Bộ não thứ 2
III. Tác dụng của Bộ Não Thứ Hai
Chúng ta sẽ đi qua 3 bước khi sử dụng Bộ Não Thứ Hai. Đầu tiên là lưu trữ/ghi nhớ thông tin hữu ích. Thứ hai là kết nối thông tin từ nhiều nguồn lại với nhau. Cuối cùng là sử dụng thông tin để tạo ra những ý tưởng đột phá. Tổng kết lại một số lợi ích chính mà hệ thống này mang lại là:
-
- Giúp chúng ta ghi nhớ mọi thứ, tránh tình trạng nhớ nhớ quên quên.
- Tránh quá tải thông tin và tránh tốn thời gian vào những thông tin kém quan trọng.
- Giúp chúng ta sử dụng thông tin hiệu quả hơn hẳn người bình thường.
- Giúp tránh quả tải và stress do trì trệ công việc.
IV. Xây dựng Bộ Não Thứ Hai theo hệ thống CODE
Vậy thì cụ thể chúng ta sẽ tạo ra nó như thế nào? Mình rất mừng vì các bạn đã hỏi, chúng ta hãy cùng bắt đầu ngay nhé.
Bộ Não Thứ Hai sẽ được xây dựng dựa trên 4 yếu tố viết tắt là CODE, Capture (ghi chú, take note), Organize (sắp xếp), Distill (chắt lọc) và Express (trình bày ý tưởng).
1. CAPTURE (Ghi Chú, Take Note)
Về cơ bản thì nó là việc chúng ta sẽ ghi chép lại mọi suy nghĩ và mọi thông tin mà mình cảm thấy hữu ích. Nó giống như việc mình làm Powerpoint hoặc Excel vậy, nếu không bấm Save trước khi tắt máy thì sẽ bị mất hết dữ liệu.
Đây là bước khởi đầu của cả hệ thống CODE và nó cực kỳ đơn giản để thực hiện. Chúng ta chỉ cần có 1 quyển sổ tay và 1 cái bút là có thể bắt đầu ghi chép lại được rồi. Tuy nhiên làm vậy sẽ rất bất tiện do có những đoạn thông tin dài, nếu chỉ viết tay thì mình sẽ không thể viết hết được. Do đó chúng ta nên sử dụng 1 ứng dụng ghi chép online trên điện thoại để dễ copy paste cũng như dễ dàng tìm kiếm thông tin khi cần.
2. ORGANIZE (Sắp Xếp)
Khi càng ngày chúng ta càng note được nhiều thứ hơn thì mình sẽ cần 1 hệ thống để giúp sắp xếp những thông tin đó. Mình đâu thể để chúng trôi nổi 1 cách bừa bộn được. Do đó, Tiago đã đưa ra 1 hệ thống gọi là PARA. Về cơ bản thì mỗi khi note được gì mới thì mình sẽ chuyển cái note đó vào 1 trong 4 thư mục bao gồm:
-
- Projects (Dự án): Những công việc ngắn hạn mà bạn đang thực hiện như là thiết kế poster quảng cáo, tuyển 5 ứng viên hoặc decor lại phòng ngủ. Thường thì những công việc này sẽ có thời hạn, deadline và điểm kết thúc cụ thể. VD như việc decor lại phòng ngủ sẽ kết thúc sau khi bạn xếp gọn gàng ngăn nắp đồ đạc.
-
- Areas (Lĩnh vực): Những chủ đề không có deadline hay điểm kết thúc nào cả như Tài chính, Mẹo nấu ăn, Mẹo chụp ảnh… thì sẽ được xếp vào Area. Đây chính là những chủ đề bạn hứng thú và quan tâm.
-
- Resources (Chủ đề): Những chủ đề mà bạn nghĩ sẽ hữu ích trong tương lai nhưng lại quá nhỏ để tạo thành 1 Area. VD như là “Template review hàng tuần”, “các món quà Noel độc đáo”, “ảnh decor phòng ngủ đẹp”.
- Archives (Lưu trữ): Những mục mà không thuộc 3 nhóm trên hoặc là những công việc đang tạm hoãn lại. Nó có thể là những sở thích ngày xưa mà giờ bạn không hứng thú nữa, hoặc có thể là những dự án nào đó đã hoàn thành nhưng có thể có ích trong tương lai. Ví dụ, hồi đại học mình phải làm 1 project cho lớp phân tích BCTC doanh nghiệp. Thế nhưng sau khi tốt nghiệp mình không xoá file đi mà lại lưu vào Google Drive để sau mở ra xem khi cần thiết.
- Resources (Chủ đề): Những chủ đề mà bạn nghĩ sẽ hữu ích trong tương lai nhưng lại quá nhỏ để tạo thành 1 Area. VD như là “Template review hàng tuần”, “các món quà Noel độc đáo”, “ảnh decor phòng ngủ đẹp”.
3. DISTILL (Chắt Lọc)
Đến bước này thì chúng ta đã có rất nhiều note, rất nhiều ý tưởng. Ở đây chúng ta sẽ phải chắt lọc những note đó để nó trở nên thực sự hữu dụng. Như Lão Tử đã nói “Để có thêm kiến thức, hãy nạp thêm thông tin. Để trở nên thông thái, hãy lược bỏ bớt thông tin đi”.
Ở bước này chúng ta sẽ tóm tắt lại những note trên và áp dụng phương pháp Take notes ở level nâng cao. Mục đích cuối cùng của việc ghi chép là để áp dụng trong tương lai, cho nên điều quan trọng nhất là phải làm sao cho chúng ta dễ tìm và dễ hiểu được cái note đó.
Về cơ bản thì chúng ta sẽ highlight thành 4 lớp layer. Layer đầu tiên chính là những gì chúng ta note lại, layer thứ 2 là những ý chính được bôi đậm, layer thứ 3 là những ý chính của phần được bôi đậm ở lớp thứ 2 và layer thứ 4 là phần tóm tắt bằng gạch đầu dòng. Như vậy thì khi tìm lại mình chỉ cần đọc phần tóm tắt ở layer thứ 4 là nắm được nội dung chính rồi, vô cùng nhanh và thuận tiện.
4. EXPRESS (Trình Bày Ý Tưởng)
Cách duy nhất để chúng ta có thể thực sự hiểu và nhớ được 1 ý tưởng nào đấy là phải trình bày được ý tưởng đấy ra và áp dụng vào thực tế. Đấy cũng chính là mục đích lớn nhất của toàn bộ hệ thống CODE này. Bạn có thể lựa chọn cách trình bày giống mình, đó là viết Blog. Hoặc bạn có thể áp dụng những kiến thức đã học được vào công việc để tạo ra những ý tưởng hay, sau đó trình bày ý tưởng đó với sếp của mình. Còn nếu mình học được nhiều điều hay mà không dám áp dụng thì sẽ giống như đọc sách dạy tán gái nhưng không dám bắt chuyện với con gái vậy. Các bạn có thể tìm hiểu sâu hơn về topic này tại đây nhé
Note: Có nhiều bạn hướng đến chủ nghĩa hoàn hảo, muốn khi nào mình phải biết hết mọi thứ, phải trở thành chuyên gia thì mới nên chia sẻ. Tuy nhiên việc đợi mọi thứ trở nên hoàn hảo cũng giống như việc đợi tất cả đèn giao thông trong thành phố chuyển xanh rồi mới bắt đầu đi ra khỏi nhà vậy. Điều này là không hề hợp lý chút nào cả!