Cách chọn ứng dụng note phù hợp nhất

Có lẽ bạn đã phát ngấy với hàng trăm bài viết so sánh tính năng và công dụng của các ứng dụng Note ngoài kia rồi đúng không. Mình cũng vậy, đọc một hồi xong cũng không biết nên lựa chọn ứng dụng nào cả. Do đó, hãy cùng mình tiếp cận chủ đề này theo một hướng hoàn toàn khác nhé. Xét cho cùng thì cũng không có ứng dụng nào là tốt nhất, chỉ có phù hợp nhất với từng nhu cầu sử dụng mà thôi. Let’s get started!

I. Tổng quát

Trước khi đi đến với yếu tố quan trọng nhất của việc chọn ra một ứng dụng note phù hợp, mình có vài lưu ý muốn chia sẻ với các bạn.

Đầu tiên, hãy tối giản về số lượng app sử dụng. Không có một ứng dụng Note nào là hoàn hảo cả, mỗi app đều có những những tính năng riêng biệt của nó. Do vậy, chúng ta hãy suy nghĩ kỹ xem nhu cầu của mình là gì, từ đó chọn ra ĐỦ số lượng ứng dụng để đáp ứng những nhu cầu đó. Đừng tham chọn quá nhiều. Tin mình đi, bạn sẽ không muốn phải vật lộn trong hàng chục cái app để tìm ra mẩu note của mình cách đây vài năm đâu.

Thứ hai là hạn chế việc thay đổi ứng dụng Note thường xuyên. Có một sự thật là chúng ta luôn luôn bị hấp dẫn bởi những thứ mới lạ và thú vị. Do đó, nhiều người luôn muốn chạy theo những gì được gán mác là “mới nhất và hiện đại nhất”. Tuy nhiên, như mình nói ở trên, không có app nào là hoàn hảo cả. Dù con người có cải tiến cái app đó bao nhiêu lần đi nữa thì nó cũng sẽ không bao giờ đạt tới trạng thái hoàn hảo. Vì vậy, thay vì chạy theo những thứ mới lạ và hào nhoáng, hãy tập trung và tin tưởng vào ứng dụng Note của mình.

Cuối cùng thì hãy cân nhắc thật kỹ trước khi đưa ra quyết định bởi vì “Thất bại trong việc chuẩn bị chính là chuẩn bị cho sự thất bại” mà. Nếu bạn chọn bừa 1 app để sử dụng, không may cái app đó lại không phù hợp thì bạn sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức để chuyển hết thông tin từ app cũ sang app mới. Không những thế, bạn còn phải học sử dụng app mới nữa. Việc này giống như việc mình phải chuyển nhà vậy, mình sẽ phải chuyển hết đồ đạc sang nhà mới rồi sau đó phải làm quen lại với bà con hàng xóm nữa.

Rồi, mỗi việc chọn app thôi mà cũng phải nhiều lý thuyết quá ha. Đừng ngáp ngủ vội nhé, chúng ta sẽ đến luôn với điều mà bạn đang chờ đợi đây: Tiêu chí quan trọng nhất để chọn ứng dụng note phù hợp.

II. Phù hợp với tính cách và con người của bạn (Hợp vibe)

G.R.R. Martin, tác giả của cuốn sách mà sau này đã được chuyển thể thành bộ phim nổi tiếng “Trò chơi vương quyền” (Game of Throne) đã nói rằng (mình sẽ tạm dịch một số ý chính, các bạn có thể đọc nguyên văn bằng tiếng Anh ở đây nhé):

“Có 2 kiểu tác giả khi viết tiểu thuyết, kiểu Kiến Trúc Sư (Architects) và kiểu Người Làm Vườn (Gardeners). Kiến Trúc Sư lên kế hoạch cho mọi thứ, giống như việc họ thiết kế bản vẽ kỹ thuật khi xây nhà vậy. Họ sẽ tính toán chính xác trong nhà này sẽ có bao nhiêu phòng, mái nhà làm bằng vật liệu gì hay dây điện là loại nào. Họ đã lên kế hoạch hết rồi mới bắt đầu xây nhà. Trong khi đó, Người Làm Vườn thì đào một cái hố, thả hạt giống vào rồi tưới nó. Tất nhiên là họ biết hạt giống đấy sẽ nảy mầm thành cây gì. Tuy nhiên, Người Làm Vườn sẽ không biết rõ được cái cây đó sẽ có bao nhiêu cành hay nó sẽ mọc cong hay mọc thẳng. Họ sẽ thấy thú vị khi được chứng kiến những sự bất ngờ đó”

Tương tự, cũng có 3 kiểu style khi ghi chú (take notes)

- Kiến Trúc Sư (Architect): Họ thích lên kế hoạch, tạo ra quy trình và các hệ thống note công phu theo logic của riêng họ. Họ sẽ cần những ứng dụng có thể giúp họ dễ dàng xây dựng những hệ thống phức tạp (structure) đó.

- Người Làm Vườn (Gardener): Họ thích khám phá những điều mới lạ và bất ngờ. Giống như ví dụ trên, họ “gieo” note mà không nghĩ quá nhiều về việc sau này sẽ sử dụng chúng như thế nào. Họ cần một hệ thống giúp ghi chép ý tưởng nhanh, sau đó kết nối những ý tưởng lại với nhau mà không cần theo một quy luật cứng nhắc nào cả.

- Người Thủ Thư (Librarian): Ở ngoài đời, người thủ thư sẽ sưu tập càng nhiều sách càng tốt, sau đó sắp xếp nó vào từng mục trong thư viện để sau này có thể dễ dàng tìm lại khi cần. Đối với việc take notes, kiểu tính cách “Người Thủ Thư ” cũng thích lưu lại những kiến thức hay ho mà không cần biết rõ nó có giúp ích gì không, sau đó sẽ lưu lại theo một quy luật nào đó để sau này có thể dễ dàng mở lại. Tuy cũng sắp xếp note theo quy luật giống với kiểu Kiến Trúc Sư, tuy nhiên những Người Thủ Thư sẽ không quá rõ ràng trong việc mình sẽ sử dụng trong một dự án cụ thể nào. Họ đợi khi nào cần thì mới tìm lại chỗ note đó.

Hiểu đơn giản thì Kiến Trúc Sư sẽ có sẵn mục đích trong đầu khi họ note gì đó, sau đó xếp cái note đó vào hệ thống theo quy luật của riêng họ. Người Thủ Thư cũng sắp xếp note vào hệ thống theo quy luật, tuy nhiên họ sẽ không có sẵn mục đích sử dụng trong đầu, chỉ là thấy hay ho thì note thôi. Ngược lại thì Người Làm Vườn sẽ note không theo quy luật nào cả, họ ưu tiên sự tự do và phóng khoáng hơn

III. Ứng dụng Note cho kiểu tính cách Kiến Trúc Sư (Architect)

Có lẽ chỉ cần đọc qua thôi các bạn cũng biết đâu là ứng dụng đại diện cho kiểu tính cách này đúng không. Đúng rồi các bạn không nhầm đâu, “Notion” chính là gương mặt đại diện cho kiểu Kiến Trúc Sư.

Cho bạn nào chưa biết thì Notion là trang web giúp bạn xây dựng một hệ thống dữ liệu (database) khổng lồ. Bạn có thể sắp xếp những cái note của mình vào hệ thống bảng (board), lịch (calendar), Kanban, trang tính… Điều “đỉnh” nhất của Notion theo đánh giá của mình chính là khả năng liên kết giữa các thư mục và database. Tính năng này sẽ giúp cho mình phát triển khả năng tư duy và sắp xếp bố cục cực kỳ tốt. Ngoài ra thì Notion cũng đã có thêm hệ thống AI và Notion Calendar cũng đỉnh không kém. Theo lời của Khe Hy (founder của RadReads): Notion giống như một bộ Lego khổng lồ vậy, bằng việc lắp ghép các mảnh lego nhỏ lại với nhau, các bạn có thể tạo ra cả một cái tháp Eiffel (ở mình hay đọc là tháp Ép-phen của Pháp)

Trong phạm vi bài viết này mình sẽ không thể chia sẻ quá chi tiết được về Notion, vậy nên nếu muốn tìm hiểu thêm thì các bạn có thể tìm kiếm từ khoá “Notion” trong blog của mình nhé. Mình là fan cứng của Notion từ 2019 tới giờ và mình cũng không có ý định đổi sang ứng dụng khác, do đó các bạn có thể tham khảo sử dụng Notion nhé.

Ngoài ra thì các bạn có thể tìm hiểu thêm cả ứng dụng Coda và Tettra nữa nhé. Cá nhân mình không sử dụng 2 ứng dụng trên nhưng có thể nó lại phù hợp với bạn đấy.

IV. Note cho kiểu tính cách Người Làm Vườn (Gardener)

Không cần phải theo một quy luật cứng nhắc nào cả và cũng phải luôn giữ được sự mới mẻ thú vị, đây chính là những yêu cầu chính cho một ứng dụng Note của Người Làm Vườn (Gardener). Chính vì vậy họ cần một ứng dụng dạng bản đồ (map) giúp kết nối các note lại với nhau. Ứng dụng đó sẽ giống kiểu chơi game, có một bản đồ kết nối các level lại với nhau để giữ được sự thú vị mỗi khi bạn mở khoá (unlock) level mới. Hai gương mặt tiêu biểu của kiểu tính cách này sẽ là “Roam” và “Obsidian”.

Roam: Trước đây mình có sử dụng Roam rồi nhưng chưa quá chuyên sâu. Mình cảm giác Roam sẽ phù hợp cho việc viết Journal hơn. Cho bạn nào chưa biết thì Journaling là kiểu viết giống như viết nhật ký level nâng cao để giúp giảm stress, tăng năng suất làm việc và giúp chúng ta trưởng thành hơn thông qua việc thấu hiểu chính bản thân mình. Các bạn có thể đọc thêm bài viết của mình về Journal tại đây nhé. Giao diện cũng khá đơn giản và dễ dùng do phần lớn là viết theo dạng gạch đầu dòng. Tuy nhìn có hơi rối mắt nhưng miễn là bạn không dùng quá chuyên sâu thì Roam cũng không khó dùng lắm đâu (ít nhất là trừ phần graph ra).

Obsidian: Nếu để tóm tắt về Obsidian trong một từ thì mình sẽ dùng từ “ma trận”. Các bạn có thể xem hình dưới để hiểu hơn nhé. Để dùng được Obsidian thì bạn phải tải app về trước đã. Đấy là một điểm cộng và cũng là điểm trừ của ứng dụng này. Điểm cộng là do đã tải về máy nên bạn có thể sử dụng Obsidian offline, điều mà mình ước gì Notion cũng có thể làm được. Còn điểm trừ là bạn chỉ có thể dùng trên 1 máy duy nhất, nếu muốn đồng bộ dữ liệu trên nhiều thiết bị thì sẽ phải mất $8, khoảng 170k/tháng. Phần note của Obsidian mình thấy cũng khá đơn giản, thậm chí là còn dễ nhìn hơn Roam. Tuy nhiên nếu bạn mở phần graph ra thì có thể sẽ hơi “hoảng” đấy. Các ý sẽ liên kết chằng chịt lại với nhau như một cái mạng nhện khổng lồ vậy. Đây là lý do chính khiến mình “sợ” Obsidian và từ bỏ sau khoảng 1 tuần mò cách sử dụng.

Ngoài ra thì chúng ta còn có các ứng dụng như TiddlyWiki, Milanote, RemNote… nữa. Mình không sử dụng chúng nên cũng không biết review thế nào. Các bạn có thể tìm hiểu thêm ở trên mạng nhé.

V. Note cho kiểu tính cách Người Thủ Thư (Librarian)

“Thư viện là nơi lưu trữ năng lượng cần thiết cho trí tưởng tượng bay xa” trích lời của cố nhà văn người Mỹ Sidney Sheldon. Do đó, ứng dụng note chính là nơi bạn lưu trữ tất cả những thông tin từ nhỏ đến lớn theo một quy luật nhất định, miễn sao là sau này có thể tìm lại dễ dàng.

- Evernote: Đây là một ứng dụng quá quen thuộc đối với các bạn học sinh Việt Nam chúng ta. Chỉ cần search từ khoá “ứng dụng note” thôi là bạn sẽ thấy trong 10 bài viết đứng đầu, bài viết nào cũng đề cập đến Evernote. Ứng dụng này sẽ giúp bạn lưu lại những thông tin quan trọng, file PDF, file ảnh… Sau đó bạn cũng có thể gắn tag và sắp xếp vào từng thư mục cụ thể để thuận tiện cho việc tìm kiếm. Điểm cộng quan trọng là ứng dụng này đồng bộ online được nên bạn có thể sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau.

Bear: Ứng dụng dành riêng cho nhà Apple. Tính năng của ứng dụng này cũng giống Evernote nhưng bạn có nhiều lựa chọn hơn về thiết kế và tuỳ chỉnh giao diện. Ví dụ như bạn có thể chỉnh sang Dark mode hoặc tuỳ chọn màu sắc Theme. Ngoài ra thì nó cũng có tính năng “Focus mode” (trạng thái tập trung) khá hay mà nhiều ứng dụng khác không có.

Ngoài 2 ứng dụng trên, nếu là fan của Microsoft thì bạn có thể tham khảo thêm OneNote hoặc GoogleDocs của nhà Google nữa. Hồi còn cắp sách tới trường mình đã xoá đi tải lại Bear và Evernote không biết bao nhiêu lần. Tải lại vì giao diện đẹp với dễ dùng, còn xoá đi vì hồi đó mình thấy dùng Apple Note (Ứng dụng mặc định của Iphone) là đủ rồi. Mình dùng cả Iphone, Ipad và Macbook luôn nên Apple Note có thể đồng bộ rất dễ dàng. Mong là Apple có thể học tập Bear để tích hợp cả tính năng tuỳ chỉnh giao diện.

VI. Tổng kết

Kết luận lại thì không có ứng dụng note nào hoàn hảo và cũng không thể so sánh ứng dụng nào là tốt nhất cả. Chúng ta chỉ có thể lựa chọn những ứng dụng phù hợp với con người, tính cách và mục đích sử dụng của mình mà thôi. Cảm ơn các bạn đã đọc hết một bài rất dài của mình. Mình vọng các bạn sẽ cảm thấy bài viết này là hữu ích nhé. Thank you guys!