Vào mỗi sáng thứ Hai hàng tuần, bạn ngồi vào bàn làm việc, mở laptop ra và nhìn vào một danh sách dài bất tận những công việc cần làm, rồi bắt tay vào làm từng công việc một. Bạn cảm thấy khung cảnh này quen thuộc chứ? Đây chính là việc mà phần lớn chúng ta vẫn hay làm hàng tuần. Tuy nhiên, việc này lại không hề hiệu quả chút nào. Chính vì có quá nhiều công việc mà không được sắp xếp hợp lý nên chúng ta sẽ bị “nhảy đi nhảy lại” giữa các việc với nhau, từ đó dẫn đến việc nào cũng bị bỏ dở mà không được hoàn thành. Để tránh khỏi cái vòng lặp trên thì chúng ta cần lập kế hoạch làm việc của cả tuần. Việc này sẽ giúp bạn chủ động sắp xếp thời gian cho từng công việc, ngoài ra cũng sẽ dễ dàng nhìn thấy được lịch trình/tiến độ công việc hơn, qua đó giảm stress và nâng cao năng suất làm việc.
I. Tại sao chúng ta cần lập kế hoạch làm việc cho cả tuần?
Đầu tiên, mình sẽ có cái nhìn rõ ràng về mục tiêu của tuần, từ đó sẽ phác thảo được một quy trình làm việc hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, mình cũng có thể nhìn thấy sự tiến bộ và đánh giá được mức độ hoàn thành của công việc của bản thân.
Tiếp theo, sau khi đã có danh sách những công việc cần làm rồi, mình sẽ chủ động phân chia thời gian và “mức năng lượng” cần thiết cho từng việc. Việc “phân chia mức năng lượng” ở đây hiểu đơn giản là bạn sẽ làm những việc khó vào lúc bạn cảm thấy hừng hực khí thế nhất, và để dành những việc dễ cho những lúc cảm thấy mệt mỏi. Như vậy thì mình sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn và tránh được tình trạng trì hoãn công việc do “tụt mood” hoặc “mệt quá không muốn làm”.
Cuối cùng, việc lên kế hoạch làm việc trước cho một tuần giúp mình xác định rõ ràng thứ tự ưu tiên của các công việc hiện tại. Chúng ta cần dành hết sự tập trung và công sức vào những công việc quan trọng nhất và gấp nhất, đồng thời tránh bị phân tâm vào những việc vừa không gấp lại vừa không quan trọng.
Bước 1: Xác định 3 mục tiêu quan trọng nhất tuần
Đây là phương pháp “Monday vision” được tác giả J.D. Meier giới thiệu trong quyển sách Getting results the Agile way (Phương pháp Agile). Về cơ bản, mỗi tuần chúng ta sẽ xác định 3 mục tiêu quan trọng nhất mà mình cần đạt được. Vậy tại sao lại chỉ chọn ra 3 thôi trong khi chúng ta có đến hàng chục công việc và mục tiêu cá nhân cần hoàn thành? Đó là bởi vì việc giữ một danh sách dài hàng chục đầu mục sẽ khiến chúng ta thường xuyên bị nhảy từ việc này sang việc khác, dẫn đến việc nào cũng bị bỏ dở. Chúng ta nên xác định rõ thứ tự ưu tiên của mình là gì để có thể tập trung vào những công việc thực sự gấp và quan trọng.
Trước tiên chúng ta cần check lại danh sách những dự án, công việc hiện có và chọn ra 3 đầu mục mà bạn cảm thấy gấp và quan trọng nhất. Có 4 nơi bạn nên check để tránh bỏ sót những đầu việc quan trọng:
- Email: Gmail, Outlook, Webmail, iCloud Mail, Slack…
- Ứng dụng note: Apple note, Evernote…
- Các ứng dụng lịch: Google calendar, Apple calendar, Notion calendar
- Danh sách to-do list của những công việc và dự án hiện có: Mình đã có 1 bài viết rất chi tiết về tầm quan trọng cũng như cách lập danh sách này trong series Bộ Não Thứ Hai (Second Brain). Các bạn có thể xem thêm tại đây nhé.
Mình biết con số 3 mục tiêu một tuần có vẻ ít, tuy nhiên đây chỉ là 3 mục tiêu mà bạn cảm thấy quan trọng nhất và cần hoàn thành ngay thôi. Nó chỉ là 3 mục tiêu mà mỗi tối thứ 7 ngồi review lại cả tuần, bạn sẽ cảm thấy tự hào về chính bản thân mình vì đã hoàn thành được. Ngoài ra nếu làm xong sớm thì bạn hoàn toàn có thể làm thêm nhiều công việc và mục tiêu khác.
Bước 2: Xác định mục tiêu cụ thể cho từng ngày
Sau khi đã xác định được 3 mục tiêu của tuần cũng như khối lượng công việc cần đạt được, bây giờ là lúc chúng ta phân chia các đầu mục việc đó vào từng ngày cụ thể. Mình thấy hiện nay có một quan điểm rất phổ biến là “chỉ cần lập ra được to-do list, còn lại lúc nào có hứng làm việc gì thì sẽ làm việc đó”. Tuy nhiên theo mình, đó là cách làm việc không hiệu quả, kể cả đối với những công việc cần nhiều cảm hứng sáng tạo. Suy nghĩ đấy sẽ khiến chúng ta trì hoãn công việc thường xuyên hơn vì lúc này mình đã tự cho bản thân một cái lý do là “chưa có hứng”. Có một câu quotes rất hay mà mình muốn chia sẻ với các bạn, đó là:
“3 year-old kids do what they love, 30 year-old people do what they need to do”
Do đã đọc được câu này từ rất lâu rồi nên mình cũng không nhớ chính xác đây là câu nói của ai nữa, về cơ bản thì câu nói này nghĩa là “Đứa trẻ 3 tuổi luôn làm theo những gì nó muốn, người 30 tuổi sẽ làm những điều cần phải làm”. Câu này hay mà nhỉ?
Tương tự như ở bước 1, chúng ta sẽ chọn ra 1-3 mục tiêu hoặc công việc mà mình muốn đạt được cho từng ngày trong tuần. Nó là những công việc mà đến cuối ngày, khi đóng máy tính đi ngủ, chúng ta sẽ cảm thấy tự hào về chính bản thân mình khi đã hoàn thành được chúng.
Bằng việc chia phân những công việc, dự án phức tạp thành 3 mục tiêu rõ ràng, chúng ta sẽ tập trung hơn và từ đó gia tăng năng suất làm việc (productivity).
Bước 3: Thêm khoảng thời gian sáng tạo (creative hours) vào lịch làm việc của bạn, reading hour and learning hour
Đây cũng là một khái niệm được tác giả J.D. Meier đưa ra trong quyển sách “Getting Results the Agile Way” mà mình ước gì đã đọc được sớm hơn. “Creative hours”, đúng như tên gọi của nó, là những khoảng thời gian mà bạn dành ra để cho phép bản thân được suy nghĩ và tạo ra những ý tưởng đột phá. Thường thì mình sẽ dành ra 30 phút đến 1 tiếng mỗi ngày, đóng cửa phòng và suy nghĩ về các dự án đang làm. Nếu công việc của bạn liên quan đến nghệ thuật hoặc cần nhiều sự sáng tạo thì bạn có thể dành ra nhiều hơn nhé. Có 3 kiểu áp dụng “Creative hours” thường thấy là:
- Dành thời gian để sáng tạo theo cảm hứng: Trong khoảng thời gian của “Creative hours”, bạn sẽ để cho trí tưởng tượng và các dòng suy nghĩ “chảy” liên tục, qua đó sẽ có thêm nhiều ý tưởng và cảm hứng làm việc.
- Dành thời gian để suy nghĩ về những công việc/dự án hiện có: Mình sẽ dành thời gian tập trung suy nghĩ thật sâu về một dự án đang thực hiện. Việc này sẽ giúp bạn nhìn nhận vấn đề một cách thấu đáo hơn, qua đó sẽ có thêm nhiều ý tưởng cho công việc
- Dành thời gian để não bộ nghỉ ngơi: Luôn luôn cảm thấy mệt mỏi do phải suy nghĩ quá nhiều chính là dấu hiệu cho việc đã đến lúc để não bộ được nghỉ ngơi. Bạn hãy dành khoảng thời gian này để làm những công việc mà không cần phải suy nghĩ gì cả (có thể làm trong vô thức). Ví dụ như với mình, lúc nào quá mệt mỏi, mình sẽ đi bộ ngắm phố phường và nghĩ vớ vẩn kiểu như sao xe kia biển số đẹp thế, sao lá cây hôm nay xanh thế hay mọi người đi đâu mà đông thế. Nghe hơi vô tri nhưng thực ra đây lại là một cách rất tốt để giảm stress cho não bộ.
Sau khi đã hiểu “creative hours” là gì rồi thì các bạn hãy thêm vào lịch làm việc hàng tuần của mình nhé. Ví dụ như mình, thường thì từ 5h30-6h30 hàng ngày sẽ là creative hours của mình. Nếu lúc đó cần làm việc thì mình sẽ ngồi tập trung suy nghĩ về công việc, nếu mệt quá thì đi dạo, còn nếu tụt mood thì sẽ ngồi suy nghĩ vẩn vơ một lúc là lại có hứng làm việc. Tương tự với creative hours, bạn cũng có thể tự tạo cho mình “reading hours”, “learning hours” hoặc “bất cứ cái gì hours” mà bạn muốn nhé.
Bước 4: Hãy dành thời gian cho những việc đột xuất
Cuộc sống luôn luôn khó lường, “life is full of surprises”. Do vậy chúng ta luôn cần để dành 1 quỹ thời gian nhất định trong ngày cho những việc đột xuất. Điều này đặc biệt thiết yếu dành cho những bạn làm văn phòng. Ví dụ như mình, có những lúc mình đã lập kế hoạch làm việc cho cả ngày rất hoàn chỉnh rồi, đang hào hứng bắt tay vào làm thì sếp gọi điện và báo có công việc cần xử lý gấp. Tin mình đi, cảm giác lúc đấy không hề dễ chịu một chút nào đâu, mình đã trải qua quá nhiều lần rồi mà. Do vậy hãy luôn để dành một khoảng thời gian trống mỗi ngày để “thích ứng” tốt hơn với những bất ngờ của cuộc sống nhé.
Đó là tất cả những bước mình thực hiện vào mỗi buổi sáng thứ Hai để lập kế hoạch làm việc cho cả tuần. Tất nhiên là tuỳ vào từng giai đoạn mà mình sẽ thêm hoặc bớt đi một số bước, tuy nhiên đây sẽ là những bước đơn giản nhất để chúng ta có thể cùng nhau bắt đầu bất cứ lúc nào. Hãy viết các mục tiêu và kế hoạch làm việc của bản thân ra giấy hoặc một ứng dụng To-do list nào đó chứ đừng chỉ nhớ trong đầu nhé. Hãy để Bộ Não Thứ Hai thay chúng ta nhớ những thông tin này, qua đó để dành tâm trí cho những điều thật sự quan trọng.
Thank you guys for reading and we will “talk” again in the next blogs!